במה תוכנת תזרים מזומנים לא תעזור לך

יועצים עסקיים רבים נוטים להמליץ ללקוחות לרכוש תוכנת תזרים מזומנים. האם תוכנת ניהול תזרים המזומנים מתאימה לכל עסק?

באילו מקרים השימוש בתוכנת ניהול תזרים מזומנים לא תעזור לך ואפילו עלולה לפגוע בעסק שלך.

ובעיקר לאיזה עסקים הכרחי להשתמש בתוכנת ניהול תזרים מזומנים כחלק בלתי נפרד מהתשתית הפיננסית של עסק מצליח. ולאילו זה מיותר.

על כך במאמר.

חשיבות ניהול תזרים המזומנים בעסק שלך:

לא פעם אני שומע בפגישת ייעוץ, שהפעילות העסקית מצליחה, המכירות עולות, יש הרבה סגירות. אבל יש מינוס בחשבון הבנק. איך זה יכול להיות שיש עסקים כל כך מוצלחים בתחומם שמגיעים למינוס בבנק ולבעיית תזרים. מגיעים אפילו למצב שהעסק לפני סגירה – בגלל חוסר הבנה פיננסית.

כאשר העסק פועל בתחום השירותים נושא התזרים פחות משמעותי, בדרך כלל. כי הוצאות העסק הן לא ישירות למכירות. בעיקר בעסקים של מכירת ידע וייעוץ מרכיב ההוצאות לא גבוהה בדרך כלל. אבל ,במכירות פיזיות או במוצרים מורכבים כאשר יש מספר ספקים. ויש צורך בניהול התשלומים לספקים. יש יותר צורך בתוכנת ניהול תזרים מזומנים. אבל לא בהכרח. כאשר העסק קטן או בפעילות נמוכה , קל לשלט בתזרים המזומנים. אבל כאשר הפעילות הולכת וגדלה ונעשה קושי.

איפה הבעיה? שהמינוס בבנק בא פתאום, בלי הכנה מוקדמת. פתאום יצאו תשלומים של ספקים גדולים והחשבון נמצא במינוס. ומייד טלפון מהבנק, חייבים תכנית חרום. אני קורא לזה כיבוי שרפות.

זו לא הדרך הנכונה להתנהל בעסק. זה אחד מההבדלים בין עסק לבין עיסוק.

המאמרים שלי יכולים לחסוך לך עשרות אלפי שקלים, כדאי לך להשאר מעודכן:

ניהול תזרים מזומנים, איך עושים את זה

באופן פשטני כך מנהלים תזרים בין אם באקסל פשוט או בעזרת תכנת תזרים מזומנים: רושמים את כל ההכנסות הצפויות וההוצאות הצפויות בעסק לפי חודשים ונושאים. כך ניתן לצפות את המצב בחשבון הבנק. תזרים המזומנים מדמה את המצב בחשבון הבנק. כאשר יש מכירה שמים את הסכום הנכון במקום סכום התחזית. וכך גם את ההוצאה. אבל בניגוד לרישום חשבונאי, בתזרים שמים את הסכום שאמור להכנס לחשבון.

חשבון העסק בבנק נמצא במינוס אני בטוחה שהעסק מפסיד

"אני לא מבינה כלום בפיננסים, תן לי להמשיך להתעסק במה שאני אוהבת". אני שומע את זה מכל כך הרבה לקוחות, שחושבות שבגלל שחשבון העסק במינוס אז הן מפסידות. אז הפתעה, זה בכלל לא כך. דבר ראשון שאני עושה בפגישה הראשונה בתהליך ליווי פיננסי, עם בעלת עסק הוא ניתוח תזרים המזומנים. בעלת העסק, מגלה להפתעתה שהעסק מרוויח , אבל היא לא מנהלת טוב את תזרים המזומנים שלה.

זה ממש עצוב לי לראות שבגלל כמה טעויות בהתנהלות הפיננסית עסקים נסגרים או נכנסים לקשיים. אין כמו דוגמא קטנה נניח מכרת ללקוח מוצר ב 12,000 שקלים אבל כדי למכור את המוצר רכשת ציוד/חומר גלם ב 9,000 שקלים. את ההכנסות פרסת לשלושה תשלומים, כדי שיהיה ללקוח נוח לשלם. אבל הספק של חומר הגלם/ציוד רצה תשלום כבר בחודש הבא. חשבון הבנק יהיה במינוס בחודש הבא כי ההכנסה תהיה 4,000 שקלים אבל מהחשבון יצאו 9000 שקלים, תשלום לספק. אמנם יש רווח בעסקה. אבל בחשבון הבנק יהיה מינוס , תהיה בעיה תזרימית.

תארו לכם התנהלות של עסק עם מספר עסקאות בחודש, קשה לנהל את התזרים העתידי. זה יוצר בלבול וחוסר יכולת שליטה בעסק.

מה עושה תוכנת תזרים מזומנים

תוכנת תזרים מזומנים מדמה את המצב בחשבון הבנק. בעלת העסק צריכה לרשום את כל ההוצאות החזויות לחודשים הקרובים וגם את ההכנסות הצפויות. זה תזרים מזומנים הצפוי. אבל זה לא פשוט. אם הצפי להכנסה מלקוח בחודש הבא היא נניח 12,000 כמו בדוגמא. אבל בפועל ההכנסה היתה 9,000 והלקוח ביקש שלושה תשלומים. אז במקום שיכנסו 12,000 לחשבון הבנק בהתאם לתחזית בתזרים המזומנים הצפוי נכנסו בפועל רק 3,000. בעיה קשה ולא 4000 כמו שהיתה בתחזית.

לכן תוכנת תזרים המזומנים לא פותרת את הבעיות לטווח המידי או הקצר. אלא עוזרת לראות את המצב בחשבון הבנק לחודשים הקרובים. תוכנות לניהול תזרים מזומנים, עוזרות לך לנהל נכון את תזרים המזומנים בעסק שלך. תוכנת תזרים מזומנים משקפת את המצב בחשבון הבנק, ועוזרת לך לצפות מצבים של מינוס בחשבון העסק.

לאיזה עסק תוכנת תזרים מזומנים פחות תעזור

לעסק בתחום השירות של מכירת ידע לדעתי שימוש בתוכנת ניהול תזרים מזומנים פחות תעזור. כי בעסק כזה שבדרך כלל הוא עסק עם בעלת עסק יחידה. מבנה ההוצאות פשוט. כי מוכרים ידע/טיפול/ייעוץ לכן יש צורך לנהל נכון את נושא הרישום החשבונאי של ההכנסות. בנוסף לעסק עם מבנה הוצאות פשוט וקבוע דיי מיותר לרכוש תכנת תזרים מזומנים. אין טעם. אסביר לך איך ניתן לנהל הכל בעזרת גליון אקסל פשוט. כאשר יש עסק שבו נהוג לפרוס תשלומים ממש בצ'קים ולא בכרטיס אשראי, האקסל יכול להוות פתרון מעולה.

בהכנסת הנתונים תכנת תזרים מזומנים לא תעזור לך

את יכולה לרכוש את התוכנה המתקדמת ביותר, עם ניתוחים חכמים וגרפים מרהיבים. אבל כל זה לא יעזור אם לא תיהיה לך התחייבות לעדכן כל הזמן את המערכת. צריך לעדכן את תזרים המזומנים הצפוי לחודשים הקרובים, את מבנה ההוצאות לפי מועדי תשלום. זה החלק הקל צריך כל יום לעדכן את המצב בפועל.

לא מדובר בחשבוניות שקיבלנו, אלא ממש תשלומים שיצאו מהבנק. זה קשה, זה סזיפי. כדי לראות שאכן הנתונים בתכנת תזרים המזומנים משקפים את המציאות היתרה בחשבון הבנק חייבת להיות תואמת ליתרה המשתקפת בתוכנה. ואם יש הבדלים, כאן מתחילה הביעה. למצוא ולבדוק את ההתאמות. לכן חשוב לבצע כל יום התאמת בנק, ואם כמה ימים עוברים ללא התאמה, לעיתים נוצרת בעיה והפרדים.

שימוש יעיל בתוכנת ניהול תזרים מזומנים דורשת התמדה, הכנסת נתונים נכונה, עידכון ההכנסות וההוצאות הצפויות וגם עדכון של המצב בפועל.

אני מקווה שהבנת שתוכנת תזרים מזומנים זה לא קסם. אין קסמים. אבל בעזרת התמדה, תחזוקת המערכת. ניתן להגיע לניהול תזרים מזומנים טוב מאוד בעסק.

אודות כותב המאמר:

בעל תואר ראשון בכלכלה ו-MBA, הכשרות רבות והסמכות בתחומי הייעוץ הפיננסי למשפחות ולעסקים. למעלה מ-20 שנות ניסיון בתחומי הכספים והפיננסים בחברות מובילות בארץ בעיקר בתחום ההי-טק והטכנולוגיה.

התמחות : חסרונות משכנתא הפוכה , משכנתא לנכס בחו"ל, הלוואה לממד,
מיחזור משכנתא ,לשכור או לקנות דירה, כמה אנשים מחזירים ביטקוין ,